Znaczenie i warunki formalne pism procesowych

Pisma procesowe w ścisłym znaczeniu są wnoszone do sądu przez strony lub innych uczestników postępowania. Natomiast pisma sądowe (m.in. zawiadomienia, orzeczenia) pochodzą od sądu i przeznaczone są dla stron.

Pisma stron i innych uczestników postępowania wnoszone są w celu wszczęcia postępowania lub w jego toku w związku ze sprawą. Zawierają one wnioski (żądania) i oświadczenia składane poza rozprawą (art. 125 k.p.c.) w związku z konkretną sprawą. Wprawdzie zasada ustności, na której opiera się proces cywilny, stwarza najdogodniejsze warunki do wyjaśnienia bezpośrednio na rozprawie okoliczności sprawy, niemniej jednak doniosła jest rola pism procesowych, które służą przede wszystkim do przygotowania ustnej rozprawy oraz do koniecznego porozumienia się sądu i stron poza rozprawą.

Od reguły, że forma pisma procesowego zastrzeżona jest dla wszystkich wniosków i oświadczeń stron składanych poza rozprawą, istnieją nieliczne wyjątki, gdy możliwe jest złożenie tych wniosków i oświadczeń ustnie do protokołu sądowego (np. zgłoszenie wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych, a także powództwa przez stronę działającą bez adwokata i korzystającą ze zwolnienia od kosztów sądowych).

Pisma procesowe powinny być sporządzone w języku polskim, który jest językiem urzędowym obowiązującym w sądzie. Preferować należy styl jasny i zrozumiały, zgodny z prawidłami składni języka polskiego. Chociaż układ pism nie jest ustalony przepisami, musi jednak pozostawać w związku z ogólnymi wymaganiami pism przewidzianymi w kodeksie pożądane jest sporządzanie pism według jednolitego, poprawnego układu, jaki wytworzy się w praktyce.

Za ubliżenie w piśmie powadze sądu lub użycie wyrazów obraźliwych sąd może wymierzyć karę porządkową grzywny do wysokości dwukrotnego najniższego wynagrodzenia (art. 43 § 2 u.s.p.).

Pismo można przesłać drogą pocztową na adres sądu albo złożyć bezpośrednio w biurze podawczym sądu, które umieszcza na nim adnotację (tzw. prezentatę), zawierającą nazwę sądu, datę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Kopertę, w której pismo nadesłano, załącza się do pisma. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu biuro podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń (§ 12 i 13 instr. sąd.). Dla udokumentowania daty wniesienia pisma, przesłanego za pośrednictwem poczty, wskazane jest nadanie go listem poleconym (art. 165 § 2 k.p.c.). Jeśli pismo złożone zostało podczas posiedzenia, z którego sporządza się protokół, należy w protokole zamieścić odpowiednią wzmiankę o jego złożeniu (art. 158 § 1 pkt 2 k.p.c.). W sprawach z zakresu prawa pracy pracownik działający bez adwokata może zgłosić do protokołu treść wszelkich pism procesowych (art. 466 k.p.c.).