Kierowanie poza posiedzeniami postępowania

W zakresie kierowania poza posiedzeniami postępowaniem w przydzielonych do swojego referatu (docernatu) sprawach cywilnych, sędzia – oprócz wydawania w związku z tym pisemnych zarządzeń – powinien także podejmować inne celowe i niezbędne czynności, wśród których przykładowo wymienić można: omawianie z biegłymi podstawowych założeń i zakresu zleconych im ekspertyz, zasięganie informacji od organów administracji, władz i urzędów, uzgadnianie z prezesem sądu lub przewodniczącym wydziału niektórych kwestii porządkowych (np. co do czasu i miejsca wyznaczenia posiedzenia poza budynkiem sądowym lub wydanie

kart wstępu na salę rozpraw), ustalanie w sekretariacie, jaki bieg mają poszczególne sprawy oraz udzielanie pracownikom sekretariatu wskazówek co do podjęcia bardziej skomplikowanych czynności w sprawie (np. sporządzenia protokołu ze zgłoszonego przez stronę ustnie wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych, nadania szczególnej formy pismom sądowym w obrocie prawnym z zagranicą).

W wielu wypadkach sędzia może, także poza rozprawą, przeprowadzić dochodzenie w celu wyjaśnienia okoliczności dotyczących pewnych kwestii wpadkowych (np. dotyczących określenia rzeczywistej wartości przedmiotu sporu, rzeczywistego stanu majątkowego strony domagającej się zwolnienia od kosztów sądowych, ustalenia miejsca zamieszkania pozwanego w sprawie o alimenty – art. 25 i 1, art. 116 § 1, art. 144 § 1 k.p.c., i 127 reg.) dochodzenie zastępuje wówczas postępowanie dowodowe. Dochodzenie może też zmierzać do wyjaśnienia okoliczności faktycznych istotnych dla merytorycznego rozpoznania sprawy, które po-winny być przedmiotem postępowania dowodowego, albo do ustalenia koniecznych dowodów (art. 213 § 1, art. 232 k.p.c.).

Dochodzenie nie wymaga zachowania form przewidzianych dla postępowania dowodowego, a wybór środków, mających w zasadzie zakres nieograniczony, zależeć będzie w każdym konkretnym wypadku od uznania sędziego. Mogą to być środki bezpośrednie lub pośrednie, osobowe lub rzeczowe. Sędzia może np. przeprowadzić osobiście rozmowę telefoniczną lub zlecić jej przeprowadzenie sekretariatowi, zasięgnąć pisemnie wywiadu, przesłuchać informacyjnie stronę lub zasięgnąć opinii biegłego. O dokonaniu czynności dochodzenia należy sporządzić notatkę w aktach sprawy.

Ważnym czynnikiem pracy własnej sędziego jest odpowiednie jej planowanie, czyli organizowanie toku działania, aby niezbędne czynności podejmowane mogły być celowo i racjonalnie, w sposób zupełny, w należytym stopniu szczegółowy, a jednocześnie maksymalnie sprawny we właściwej kolejności, zależnej od obowiązujących terminów procesowych i regulaminowych (np. przy wyznaczeniu posiedzenia niejawnego, rozpoznaniu wniosku o zabezpieczenie powództwa) i od szczególnej pilności niektórych spraw ze względu na ich przedmiot sporu (np. o alimenty) czy ze względu na długi ich tok załatwiania (tzw. sprawy stare).

Niewątpliwie szerszy jest zakres czynności sędziego przy rozpoznawaniu spraw cywilnych w pierwszej instancji, zwłaszcza dokonywanych w toku postępowania poza posiedzeniami natomiast w drugiej instancji większy jest stopień trudności przy zapoznawaniu się z materiałem procesowym zebranym w postępowaniu przed sądem pierwszej instancji.